Как бизнесмену забыть про проблемы, вызванные нехваткой денег
Один из самых острых вопросов, который беспокоит многих бизнесменов в области финансов – это вопрос банальной нехватки денег. Легко заниматься бизнесом когда деньги есть – можно нанимать сотрудников, закупать товар на склад, инвестировать много в рекламу и маркетинг. Однако, перефразируя Винни-Пуха, «деньги – очень уж странный предмет, они если есть, то их сразу нет». Речь идет о регулярно встречающихся кассовых разрывах – компания в какой-то период времени может получить достаточно большое количество денежных поступлений, однако, не успел еще руководитель компании нарадоваться этому факту, как денежные средства рассеиваются, как будто в песок просачиваются! Ладно если бы просто заканчивались, так еще и не хватает на срочные платежи! Это мы и называем кассовым разрывом – период, когда у компании исчезает возможность платить по текущим обязательствам. То есть денежные средства в компании живут по закону американских горок – сначала поднимаемся вверх, а потом стремительно несемся вниз. Иногда еще и больно ударяемся внизу.
При этом, работая с сотнями собственников компаний абсолютно разного масштаба, могу сказать, что эта проблема характерна для различных компаний, независимо от их масштаба. Просто у одних кассовый разрыв исчисляется тысячами долларов, а у других – сотнями тысяч.
Компании, которые существуют уже достаточно долго, обычно за свою историю пережили уже десятки кассовых разрывов. Казалось бы, ну подумаешь проблема, десятки пережили, еще не один десяток переживем! Но проблема всё-таки есть. И эта проблема заключается в том, что кассовый разрыв – это воришка. Воришка энергии и времени руководителя компании, которые он вынужден тратить на решение проблемы кассового разрыва. А эти энергия и время нужны компании для развития, для генерации стратегии, для мотивации команды. А еще это воришка деловой репутации компании, поскольку в результате нехватки денег компания вынуждена срывать сроки платежей поставщикам, банкам, арендодателям, сотрудникам. И в итоге, с каждым новым кассовым разрывом, повышается уровень несерьезности в отношении контрагентов к компании. Мол, с ними лучше не связываться, они нарушают свои обязательства. Ну и наконец, кассовые разрывы – это воришки вашего здоровья и молодости. Потому что, решая проблему нехватки денег, вы нервничаете, недосыпаете по ночам, плохо питаетесь. И все это, естественно, отражается на здоровье. Да, забыл, еще и на отношениях в семье это совсем нехорошо влияет, ведь, когда ваше время ворует кассовый разрыв, вы, в свою очередь, воруете его у своих близких!
Короче, беда…
Но, давайте смотреть на это не как на проблему, а как на задачу, требующую решения! И ведь решение есть! В мире управления финансами все велосипеды уже давно придуманы до вас, поэтому нужно только в них разобраться. Итак, давайте рассмотрим, какие методы предотвращения кассовых разрывов может использовать руководитель или собственник компании.
Для предотвращения кассовых разрывов собственнику нужно решить 2 задачи:
1. Организовать регулярное прогнозирование и планирование денежных потоков.
2. Сформировать финансовый резерв, позволяющий перекрывать типичные кассовые разрывы в компании.
Для прогнозирования движения денежных средств изначально надо определить в компании центры доходов и центры затрат. Центры доходов — руководители подразделений, влияющих на доходы компании, например, руководитель отдела продаж. Центры затрат — руководители подразделений, влияющих на расходование денежных средств — отдел закупок, отдел маркетинга и т.п.
Далее необходимо организовать регулярную подачу центрами доходов прогноза по денежным поступлениям, а центрами затрат – прогноза по выплатам (предстоящие оплаты поставщикам, выплаты заработной платы, аренды и т.п.).
На основании полученных данных сводится прогноз движения денежных средств на ближайшие несколько недель (минимум на две, желательно больше) – это отчет, эквивалентный отчету о движении денежных средств (Cashflow Statement), включающий прогноз движений денежных средств в разрезе трех ключевых групп денежных потоков – операционная деятельность, инвестиционная деятельность и финансовая деятельность, – только составленный с шагом в один день.
Шаблон такого отчета можно скачать здесь.
Внизу данного прогноза есть статья «остатки денежных средств на конец периода». После того, как все данные о планируемых поступлениях внесены в прогноз, в этой статье мы смотрим на планируемые остатки. Задача – чтобы ни в один из дней остаток не становился отрицательным. Если остаток становится отрицательным, это означает, что в этот день нам не хватит денег на выплаты и мы попадем в кассовый разрыв.
В случае, если вы определили, что впереди вас ожидает кассовый разрыв, необходимо перепланировать денежные потоки там образом, чтобы его избежать – например, перенести какие-то некритичные закупки на более поздний срок, простимулировать отдел продаж поскорее собрать дебиторскую задолженность. Самое главное, что вы не «тушите пожар» по наступлению кассового разрыва, а решаете проблему за несколько недель до ее наступления. Это позволяет решить задачу наиболее эффективно и взвешенно. Ведь есть время подумать, покомбинировать. А резервы для перепланирования обычно находятся.
Ну и второй важный аспект – создание финансового резерва. Для того, чтобы стабилизировать вашу компанию с точки зрения финансов, вам обязательно необходимо сформировать финансовый резерв, эквивалентный минимум двухмесячному размеру ваших постоянных затрат (фонд оплаты труда, аренда и т.п.). И этот фонд является абсолютно неприкосновенным запасом. Подобно золотовалютным запасам страны. Если вам приходится обратиться к резервному фонду – это означает, что в вашей компании наступил кризис. То есть залезть в карман резервного фонда – это значит опуститься ниже уровня нуля. Идеальный сценарий – когда вы в к этому фонду никогда не обращаетесь. Но при этом он всегда есть. Это финансовая «подушка», которая сделает ваш бизнес намного более устойчивым и стабильным с финансовой точки зрения.
Сформировать резервный фонд абсолютно реально на протяжении одного-двух лет, если каждый месяц откладывать сумму, составляющую 10% ваших постоянных затрат. А это совсем не сложно. Естественно, лучше откладывать сразу более значительную сумму.
В результате, за довольно короткий промежуток времени вы выйдете на уровень финансовой устойчивости вашего бизнеса, а в сочетании с регулярным прогнозированием движения денежных средств вы будете предвидеть надвигающиеся финансовые проблемы заранее и спокойно находить их решение. Ну а финансовая «подушка» не даст вашему кораблю утонуть.
Важно помнить, что это только маленький элемент системы управления финансами в компании. Управленческий финансовый учет начинается с внедрения в бизнесе трех ключевых финансовых отчетов – баланса, отчета о прибылях и убытках (P&L) и отчета о движении денежных средств (Cashflow). О том, как составить и внедрить данные отчеты, а также, как принимать на их основе эффективные управленческие решения, мы будем говорить на практикуме «Построение управленческого финансового учета для собственников бизнеса». Приходите и мы целый день посвятим управлению финансами!
