Как настроить бизнес-процессы

Что такое бизнес-процесс? Как наладить бизнес-процессы в компании? Что нужно сделать руководителю, чтобы настроить бизнес-процессы? Читайте об этом в нашей статье, выбирайте удачный для вас метод оптимизировать бизнес-процессы, чтобы ваша команда работала слаженно и эффективно.

Задача каждого руководителя или собственника бизнеса правильно организовать взаимодействие людей в своей компании. Для этого необходимо наладить организационную структуру – построить пирамиду из ролей в компании и схему подчинения. Каждая из этих ролей – это центр ответственности. Их распределяют согласно направлениям деятельности: маркетинг, продажи, финансы, логистика, управление персоналом, производство и так далее. Ниже по пирамиде распределены сотрудники, которые работают в подчинении у конкретного руководителя (центра ответственности).

Нет времени читать? Смотрите, как настроить бизнес-процессы в видео-уроке Кирилла Куницкого – вы поймете, что это не так сложно, как кажется.

Cмотреть

 

Распределить роли и задачи в компании – еще не все обязанности руководителя. Сотрудникам нужно эффективно взаимодействовать друг с другом. Как в любой командной игре – вы можете расставить игроков на поле, но, если не объяснить им правила взаимодействия, они не смогут хорошо играть. Для крутой игры нужно прописать связки, которые игроки отработают на практике.

В организационной структуре компании все устроено так же. Только связки называют бизнес-процессами. Это инструкции, благодаря которым руководитель регламентирует взаимодействие сотрудников друг с другом.
Шаги построения бизнес-процесса
Бизнес-процесс – это, в первую очередь, алгоритм – последовательность действий, которые связаны между собой. Например, прием заказа, за которым следует регистрация в базе CRM. Это уже маленький бизнес-процесс.

Чтобы компания работала эффективно, нужно настроить каждый бизнес-процесс – от самого сложного до самого мелкого. Для этого придерживайтесь плана. Его можно менять в зависимости от потребностей и специфики работы компании.

1. Создайте список процессов внутри компании и описание к ним. Собственник или руководитель иногда думает, что и так знает все процессы. Но, чтобы расставить приоритеты, необходима визуализация – будет легче расположить все по своим местам и ничего не упустить.

2. Разберитесь, где чья зона ответственности. Чтобы настроить бизнес-процессы нужно знать, кто чем занимается в компании и сколько времени у сотрудника уходит на выполнение задачи. Только так можно выставить сроки по каждому процессу, понять, что оптимизировать.

3. Определите объемы. Прежде чем приступать к бизнес-процессам, нужно понять границы – когда и как начинается и заканчивается процесс. Это поможет создать детальный план для каждого этапа.

4. Составьте сценарий для процессов. Так сотрудники будут понимать, где чья зона ответственности начинается и заканчивается. Для этого пропишите, какой отдел и какой сотрудник за что отвечает от старта и до финиша каждого процесса.

5. Укажите временные рамки и бюджет. Перед тем, как настроить бизнес-процесс, нужно понимать, хотя бы примерно, сколько времени и финансовых ресурсов на него придется потратить.

6. Обсудите бизнес-процесс с коллегами. Важно учесть точку зрения компетентных сотрудников насчет того или иного процесса в компании. Часто собственник упускает из виду некоторые тонкости, о которых знает человек, работающий непосредственно над этой задачей.

7. Продумайте методы и критерии контроля и оценки. Это поможет понять, насколько вы продвинулись в задаче, на сколько эффективны инструменты, и справляются ли исполнители с работой.

8. Протестируйте процесс. Первая модель покажет, хорошо ли все сработало. После тестового запуска вы поймете, как настроить бизнес-процесс, чтобы работать лучше.
Моделирование бизнес-процесса
Говоря простым языком, моделирование бизнес-процесса – это графическая прорисовка схемы, по которой должна работать команда. Модель бизнес-процесса – это рисунок. Его можно нарисовать в блокноте, на доске, создать таблицу, а можно при помощи специальных компьютерных программ.

В зависимости от потребностей компании, используют разные типы моделей:

Функциональная – используют для описания целей компании и задач для их достижения. Задачи, или необходимые действия, распределяются по иерархии и формируют «деревья». Так каждый руководитель видит, какие цели и задачи перед ним поставлено.

Организационная – описывает взаимодействие отделов компании, должностей в каждом отделе и их компетенции, территориальное расположение каждого отдела.

Информационная – это описание информационных данных, которые нужны, чтобы настроить бизнес-процесс.

Модель управления – это описание бизнес-процессов только управленческого уровня.

Модель рабочих потоков – детальное описание задач в бизнес-процессе.

BPMN – самый удобный инструмент, чтобы настроить бизнес-процессы
Чтобы настроить бизнес-процесс используют нотации (методы) моделирования – это графические подходы к построению моделей. Есть много видов нотаций: Business Process Model and Notation (BPMN), Integrated Definition for Function Modeling (IDEF), Unified Modeling Language (UML), Extended Event Driven Process Chain (eEPC), Role Activity Diagram и другие. Чтобы настроить бизнес-процессы мы в «Бизнес-Конструктор» используем BPMN.

Нотация BPMN гибкая и наглядная, ее просто понять и внедрить. BPMN детально описывает весь бизнес-процесс шаг за шагом. Эта нотация – симбиоз нужных элементов из других нотаций. Функционал BPMN и визуальные элементы интуитивно понятны и просты и можно настроить бизнес-процессы нижнего уровня.

Нотации бизнес-процессов – это набор графических элементов. В BPMN элементы описывают любые процессы в компании. Кроме того, только в BPMN есть разделение на начало, конец и промежуточный этап выполнения задачи. Вы увидите, с какого события процесс стартовал и закончился.

Плюс BPMN – помимо стандартных графических элементов нотации можно добавлять свои, чтобы адаптировать ее под потребности бизнеса. Основные элементы нотации: пул (исполнитель, который отвечает за выполнение задачи или за событие), операция, процесс, подпроцесс, событие, ветвление (если могут быть разные варианты развития процесса), потоки (операций, сообщений, рабочий поток), объект данных (к примеру, документ), ассоциации (для связи объектов).

В BPMN потоки разделяются на категории. Например, поток, который относится к документообороту, сбору информации и так далее. В других нотациях такие распределения не предусмотрены. Эти распределения упрощают чтение модели.

Еще одно преимущество BPMN – возможность анализировать взаимодействия между исполнителями разных участков работ – с этим чаще всего и возникают проблемы на практике. Для такого анализа есть элемент «дорожка» – показывает функции сотрудника в конкретной задаче и взаимодействие с другими исполнителями.

BPMN предусматривает разные варианты и правила построения бизнес-процесса. Это удобно, но прежде чем приступать к моделированию,решите, какие правила будете использовать, чтобы не нарушать порядок.

Чтобы настроить бизнес-процесс при помощи BPMN, используют разные платформы. ПО для этой нотации постоянно совершенствуются разработчиками для большей простоты.

Чтобы организовать взаимодействие в компании, необходимо упорядочить бизнес-процессы. Особенно, если у вас большая компания. Удобное и простое решение – графическое описание бизнес-процессов.

Во-первых, мы проще воспринимаем и запоминаем схемы чем текст. События и задачи легко связывать между собой, при этом не теряется целостность процесса. Видно, когда и как процесс начался и завершился. Если произошел сбой – видно, на каком этапе, и чья это зона ответственности. Модель можно описывать детально, при этом легкость восприятия не теряется. Можно продумать разные пути развития процесса. Чтобы настроить бизнес-процессы, существует много программ, которые упрощают моделирование.

Из недостатков подхода – только необходимость предподготовки. Перед тем, как приступить к моделированию, разберитесь, как настроить бизнес-процесс при помощи нотации.

Поделиться

Подпишитесь на рассылку и получайте полезные видео, акции и анонсы первыми

ОСТАВИТЬ КОММЕНТАРИЙ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*

code